Home / Contoh Administrasi / Manejemen Sekolah / UJIAN NASIONAL / MEMBUAT SKHU SEMENTARA DENGAN “MAIL MERGE”

18 June 2014

Pengumuman Ujian nasional untuk SMP dan Ujian Sekolah untuk SD baru saja berlalu. Pengumuman kelulusan tidak serta merta langsung disertai dengan terbitnya ijazah atau SKHU dari pusat. Butuh proses lama untuk penerbitan Ijazah dan SKHU, sementara panitia di sekolah didesak oleh siswa karena akan segera dipergunakan sebagai syarat pendaftaran di jenjang pendidikan selanjutnya.

Penerbitan Surat Keterangan Lulus atau SKHU sementara oleh pihak sekolah dapat dijadikan alternatif solusi bagi permasalahan ini.

Membuat blanko dan mengisi datanya dengan tulis tangan secara manual ? Ah… saya kira bukan zamannya lagi, sebab disamping kurang praktis akan kelihatan kurang profesional dan rawan kesalahan. Iya kalau jumlah siswanya sedikit. Bagaimana kalau siswanya banyak sampai ratusan ?

Banyak yang memberikan contoh-contoh aplikasi SKHU sementara yang berbasis VBA maupun macros. Tetapi terus terang saya kurang paham bahasa VBA, fasilitas macros maupun bahasa pemrograman lainnya. Oleh karena itu di sini saya mencoba membagikan contoh pembuatan SKHU Sementara dengan memanfaatkan fitur mail merge pada MS Word dengan menggunakan data source dari MS Excel.

Mohon maaf pada kesempatan ini saya tidak akan menjelaskan secara rinci bagaimana cara menjalankan fasilitas mail merge, bagi yang sudah menguasai silahkan tinggal dikembangkan sedangkan bagi yang belum paham sama sekali saya sarankan untuk googling saja deh.

Baiklah kita mulai saja dengan ..

A. MEMBUAT/MENGISI DATA PADA MS EXCEL UNTUK DATA SOURCE

Pertama kali silahkan unduh filenya dulu :

1. Untuk jenjang SD di sini .

Kode mapel r = nilai raport, us=nilai ujian sekolah dan s=nilai sekolah

2. Untuk Jenjang SMP di sini

Kode mapel s = nilai sekolah, n = nilai ujian nasional dan a = nilai akhir

Lengkapi data pada sheet “data mentah” sedangkan pada sheet “data source” biarkan saja jangan diutak-atik dan nanti akan kita pergunakan sebagai data source. Mengapa demikian ? Sering terjadi jika kita mempergunakan MS Office 2007 ke atas, pada main dokumennya muncul digit angka di belakang koma yang banyak. Oleh karena itu pada sheet data source sudah dikunci dengan formula “FIXED” dua desimal, sehingga nantinya yang muncul pada main dokumen 2 angka di belakang koma.

Jika sudah selesai mengisi data, mungkin dengan jalan diketik atau copy paste data yang sudah ada, jangan lupa disimpan (save) kemudian close.

B. MENGEDIT DATA PADA MAIN DOKUMEN (MS. WORD)

Silahkan unduh file word yang sudah saya seting :

1. Untuk jenjang SD di sini

2. Untuk jenjang SMP di sini

Buka main dokumennya dengan memilih data source dari file MS Excel yang sudah kita edit tadi. Sekali lagi saya tekankan di sini, bahwa saya tidak akan membahas bagaimana mempergunakan dan menjalankan mail merge. Ini contoh yang sudah jadi, tinggal disesuaikan dengan identitas sekolah. Field-field dari data source juga sudah diinsertkan.

Pergunakan tombol preview result tombol data record untuk mengecek hasilnya, sebelum mencetak.

edit main dokumen pada menu mailings. Gunakan tombol previw result dan tombol data recor untuk mengecek hasil.

C. MENCETAK SKHU

Page setup pada main dokumen word saya setting dengan ukuran A4 dan margin 4 untuk semua sisi, dengan maksud nantinya kita cetak menggunakan kertas blanko piagam yang banyak di jual di toko-toko. Mengapa demikian ? Main dokumen ini sengaja tidak saya berikan border seperti pada desain SKHU sementara yang banyak beredar karena akan memberatkan kerja printer. Kalau kita memakai kertas blanko piagam disamping lebih praktis, tampilannya juga lebih bonafid. He he… Tetapi kalau mau menggunakan kertas polos biasa juga tidak masalah, ini tergantung selera saja.

Untuk mencetak dokumen ini tinggal klik tombol “Finish & Merge”. Ada dua pilihan yang muncul yaitu edit individual (akan muncul dokumen dengan jumlah halam sesuai data record) sehingga kita mungkin mau memngedit secara individual masing-masing siswa sebelum kita cetak, pilihan kedua adalah Print dokumen (mencetak secara langsung masing-masing data record.

Untuk print dokumen pilih menu mailings kemudian tekan tombol Finish&Merge

dan berikut inilah hasil yang tercetak …

SKHU Sementara yang sudah jadi, dicetak dengan menggunakan kertas blanko piagam

Selamat mencoba….!

Kahar Muzakkir Wednesday, June 18, 2014 CB Blogger Indonesia